4.1
Vision globale
L’ambition de la mission et l’écosystème unifié à construire.
L’objectif est de remplacer la fragmentation actuelle par un écosystème unifié, piloté depuis un tableau de bord unique.
Chaque module peut être déployé indépendamment, selon les priorités validées. La mission s’organise en quatre phases successives : Comprendre, Structurer, Déployer, Accompagner.
Phase 1
Comprendre
→
Phase 2
Structurer
→
Phase 3
Déployer
→
Phase 4
Accompagner
🌟
Écosystème unifié ELFASSY
Penny Lane
Backbone financier & comptable consolidé
CRM sur mesure
C-Lodge & Montagne, gestion commerciale
Automatisations
Bots, réconciliations, workflows auto
Marketing
Présence digitale & réseaux sociaux
Campagnes & Dons
Plateforme dons, tombola, reçus fiscaux
4.2
Les 8 modules de la mission
Chaque module correspond à un axe d’intervention spécifique avec des livrables définis. Les modules sont indépendants et activables selon vos priorités.
M1 — Penny Lane (Consolidé groupe)
Déploiement de Penny Lane comme backbone financier et comptable pour toutes les entités. Vue consolidée du groupe en temps réel.
- Trésorerie en temps réel de tous les comptes
- Facturation client avec relances automatiques
- Exports comptables automatiques pour l’expert-comptable
- Cartes bancaires équipes (génération instantanée, notifications)
- 14 modules Penny Lane activés
- Coordination avec l’expert-comptable existant
- Dossier de présentation partenaire financier
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Trésorerie en temps réel
Connexion bancaire automatique de toutes les entités (SENDEY EVENTS, CAMI CAMPS, ONE SERVICE, EI Dan, 5 SCI). Visualisation consolidée des soldes et mouvements en temps réel depuis un seul écran.
Facturation client avec relances
Création de factures depuis Penny Lane, envoi au client avec lien de paiement intégré. Relances automatiques paramétrables. Suivi des impayés en temps réel.
Exports comptables automatiques
L’expert-comptable récupère les factures et transactions en un bouton, sans avoir accès à l’ensemble du système. Plus besoin de maintenir un Drive pour les pièces.
Cartes bancaires équipes
Génération instantanée de cartes bleues physiques ou virtuelles pour les collaborateurs (Arié, etc.). Plafonds paramétrables. Notification en temps réel avec demande de justificatif photo.
14 modules Penny Lane
Plan comptable personnalisé, journaux (achats, ventes, banque, OD), référentiel tiers, immobilisations & amortissements, prêts & crédits-baux, TVA, axes analytiques, facturation, rapprochement bancaire automatique, lettrage, droits d’accès, notes de frais, clôture d’exercice, DAS2.
Coordination expert-comptable
L’expert-comptable reste en place. On ne le remplace pas. Penny Lane facilite son travail : il récupère les données dont il a besoin, valide les écritures et signe le bilan. Le coût comptable baisse car le travail de saisie est automatisé.
Dossier partenaire financier
Constitution d’un dossier de présentation consolidé de l’écosystème ELFASSY à destination d’un partenaire financier (banque, investisseur). Inclut la valorisation du patrimoine SCI fournie par le client.
M2 — Gestion trésorerie multi-flux
Tableau de bord trésorerie consolidé en temps réel. Catégorisation des flux par entité et par activité.
- Dashboard trésorerie consolidé multi-flux
- Suivi des prêts internes et transferts inter-structures
- Exports comptables automatiques
- Alertes de seuils et prévisions
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Dashboard consolidé multi-flux
Un écran unique qui affiche la trésorerie de toutes les structures — officiel et gestion interne. Catégorisation par structure (SENDEY, CAMI, SCI…) et par activité (colos, village, montagne, traiteur, PESACH).
Suivi des prêts internes
Gestion des allers-retours entre structures et des prêts internes. Chaque mouvement inter-structure est tracé avec le montant, la date et l’échéance de remboursement prévue. Fini les vases communicants sans visibilité.
Exports comptables
Génération d’exports par structure pour l’expert-comptable. Les éléments officiels sont séparés et transmissibles en un clic, sans exposer la gestion interne.
Alertes et prévisions
Seuils d’alerte paramétrables par compte. Prévisionnel de trésorerie pour anticiper les périodes de tension et prendre des décisions en amont.
M3 — CRM C-Lodge & Montagne
Centralisation de la gestion commerciale du village de vacances et du chalet montagne. Devis automatisés, planification des réservations, historique clients.
- Système de devis automatisé (groupes vs individuels)
- Planning de réservations avec disponibilités
- Gestion des chambres et du chalet
- Relances automatiques de suivi
- Base de données et historique clients
- Flux différenciés par type de client
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Devis automatisé (groupes vs particuliers)
Le client clique « je suis un groupe » ou « je suis un particulier » et le système adapte les questions, les options et le tarif. Le devis se génère automatiquement avec les boutons d’options (semaines, options repas, activités). Envoi direct au client.
Planning de réservations
Vue calendrier des disponibilités par semaine. Quand un devis est accepté, la réservation bloque automatiquement les dates. Permet de voir en un clin d’œil les semaines libres, optionnées et confirmées.
Gestion des chambres et du chalet
Inventaire des chambres/chalets avec capacité, équipements et tarifs. Attribution automatique lors de la réservation. Vue d’occupation en temps réel.
Relances automatiques
Quand un devis est envoyé et qu’il n’y a pas de retour, le système relance automatiquement. Dan n’oublie plus un devis en cours — fini les opportunités perdues comme il l’a mentionné en réunion.
Base de données clients
Historique complet de chaque client : réservations passées, préférences, montants. Permet de relancer les clients existants pour les prochaines saisons (hiver, été, PESACH, Shabbatones).
Flux différenciés par type de client
Parcours différent pour les écoles (devis groupe, contact téléphonique, paiement différé), les particuliers (réservation en ligne, carte bleue ou contact équipe), et les groupes Shabbat (options spécifiques).
M4 — Automatisations
Bot Telegram connecté au CRM (notes vocales → données structurées). Photos de factures → rapprochement bancaire automatique.
- Bot Telegram ↔ CRM (notes vocales)
- Rapprochement bancaire automatique sur photo de facture
- Bot FAQ parents (base de connaissances)
- Notifications cartes bancaires équipes
- Workflows automatisés (inscriptions, relances, suivis)
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Bot Telegram ↔ CRM
Dan envoie une note vocale sur Telegram : « Jérémy Bousna vient de me prêter 5 000 que je dois lui rendre en septembre ». Le bot retranscrit, identifie la personne dans la base, crée la ligne dans le CRM avec le montant, la date et l’échéance. Si la personne n’existe pas, il demande confirmation avant de la créer.
Photos de factures → rapprochement
Dan prend en photo un ticket ou une facture via Telegram. Le système reconnaît le fournisseur, le montant TTC/HT, la date, et rapproche automatiquement avec la transaction bancaire correspondante. Dan ne traite que les cas où il y a un doute.
Bot FAQ parents
Les parents envoient un WhatsApp à Mahane Israel. Au lieu de mobiliser une personne, le bot répond aux questions fréquentes (horaires, trousseau, départs, etc.) à partir d’une base de connaissances construite avec Dan. Les questions complexes sont redirigées vers l’équipe.
Notifications cartes bancaires
Quand un collaborateur utilise sa carte bleue Penny Lane, il reçoit une notification immédiate lui demandant de prendre en photo le justificatif. Le rapprochement se fait automatiquement.
Workflows automatisés
Automatisation des tâches répétitives : envoi de confirmations d’inscription, rappels de paiement, relances devis, notifications équipe. Chaque workflow est construit selon les cas d’usage spécifiques de Dan.
M5 — Marketing & Réseaux sociaux
Audit de la présence digitale. Stratégie de contenu par marque. Planning de publication automatisé sur Insta, FB et TikTok.
- Audit présence digitale
- Stratégie de contenu par marque
- Planning de publication automatisé (Insta, FB, TikTok)
- Templates de posts réutilisables
- Sessions de planning mensuelles
- Reporting et analytics
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Audit présence digitale
État des lieux des sites (mahaneisrael.com, signature-kosher.com), des réseaux sociaux existants et de la visibilité en ligne de chaque marque. C-Lodge n’a pas de site internet ni de réseaux — c’est une opportunité majeure.
Stratégie de contenu par marque
Chaque marque a son positionnement et sa cible. Mahane Israel parle aux parents de la communauté, Signature Kosher à une clientèle haut de gamme, C-Lodge aux familles et groupes. Le contenu est adapté à chaque audience.
Planning de publications
On se pose une fois par mois, on planifie tous les posts pour le mois. Les publications partent automatiquement aux dates prévues sur Insta, Facebook et TikTok. Dan gère les stories, le reste est automatisé.
Templates réutilisables
Bibliothèque de templates graphiques par marque, prêts à être personnalisés. Gain de temps considérable pour la production de contenu régulier.
Sessions mensuelles
Un rendez-vous mensuel dédié au marketing : revue des performances, planification du mois suivant, nouveautés à intégrer. C’est dans ce cadre qu’on décide quoi poster, quand et sur quelle plateforme.
Reporting et analytics
Suivi des métriques clés : portée, engagement, clics, conversions. Permet de savoir ce qui fonctionne et d’ajuster la stratégie en conséquence.
M6 — Interface AlloColo
Analyse de l’API AlloColo (si disponible). Connecteur CRM ↔ AlloColo pour alimenter le tableau de bord unifié.
- Analyse de l’API AlloColo
- Connecteur CRM ↔ AlloColo
- Données d’inscription intégrées au dashboard
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Analyse de l’API AlloColo
AlloColo est la plateforme d’inscription utilisée pour les colos (1 000 €/an). Le développeur est accessible et réactif. On analyse si une API publique est disponible ou si on peut obtenir un accès pour remonter les données d’inscription.
Connecteur CRM ↔ AlloColo
Si l’API est disponible, on crée un connecteur qui remonte automatiquement les inscriptions, les infos enfants et les paiements dans le tableau de bord unifié. AlloColo reste en place — on ne le remplace pas.
Intégration au dashboard
Les données d’inscription apparaissent dans le tableau de bord consolidé, permettant à Dan d’avoir une vue complète de toutes ses activités depuis un seul endroit.
M7 — Campagnes & Dons
Plateforme de dons sur mesure (Stripe/Link). Pages de campagne avec mur de donateurs. Gestion intégrée des tombolas.
- Plateforme de dons personnalisée (Stripe/Link)
- Pages de campagne avec mur de donateurs
- Gestion intégrée des tombolas
- Système de promesses de dons avec relances
- Reçus fiscaux automatisés
- 0 % de frais de transaction
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Plateforme de dons (Stripe/Link)
Plateforme personnalisée en marque blanche pour Mahane Israel. Les donateurs paient via Stripe Link (paiement en un clic). 0 % de frais de campagne, 0 % de frais Stripe — 100 % de l’argent arrive dans la poche de l’association.
Pages de campagne & mur de donateurs
Ouverture et fermeture de campagnes à volonté. Chaque campagne a sa page avec vidéos, ambassadeurs, objectif de collecte et mur de donateurs en temps réel.
Tombola intégrée
Gestion des tombolas directement depuis la plateforme. Vente de billets en ligne, tirage au sort, notification aux gagnants.
Promesses de dons avec relances
Gestion des promesses de dons. Le système relance automatiquement : « Vous avez fait telle promesse de don, veuillez procéder au paiement. » Plus besoin de suivi manuel.
Reçus fiscaux automatisés
Génération automatique des reçus fiscaux (Cerfa) pour chaque don. Envoi par email au donateur. Archivage dans le système.
M8 — Cartes bleues équipes
Génération de cartes bancaires physiques et virtuelles pour les équipes. Plafonds et restrictions paramétrables par carte.
- Génération de cartes physiques et virtuelles
- Plafonds et restrictions par carte
- Notifications en temps réel avec demande de justificatif
- Rapprochement automatique dans Penny Lane
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Génération de cartes
En un clic, Dan génère une carte bleue pour un collaborateur (Arié, Giulia, etc.). Carte physique ou virtuelle. Jusqu’à 150 cartes gratuites. Possibilité de créer des cartes temporaires pour des événements spécifiques.
Plafonds et restrictions
Dan décide les limitations par carte : plafond journalier, mensuel, catégories de dépenses autorisées. Contrôle total sur qui dépense quoi et combien.
Notifications temps réel
À chaque utilisation de la carte, le collaborateur reçoit une notification lui demandant de photographier le justificatif. Dan voit la dépense en temps réel.
Rapprochement Penny Lane
La dépense, le justificatif et la transaction bancaire sont rapprochés automatiquement dans Penny Lane. Plus de saisie manuelle, plus de tickets perdus.
Ces modules sont indépendants et activables selon vos priorités. L’ordre et le rythme de déploiement seront définis ensemble au fil de la mission.